18
maj
Nasveti za organizacijo dela v podjetju v času ukrepov!
V okolju sodobnih digitaliziranih delovnih mest in sodelovanja sodelavcev v projektnih timih in organizacijskih oddelkih, se večina procesov in kreativnih razmišljanj vrti okoli sodelovanja na ustvarjanju in usklajevanju elektronskih dokumentov. Projektne dokumentacije in načrti, poročila deležnikom, računovodsko finančni dokumenti vključujejo najrazličnejše deležnike, z različnimi pravicami, vpogledi in dostopnostjo. Vključujejo zaposlene in sodelavce v podjetju, deležnike pri naročnikih in druge zunanje partnerje, velikokrat ne samo da fizično niso na istem mestu, temveč so tudi v različnih časovnih pasovih.
Rešitve sodelovanja dokumentnega sodelovanja, ki temeljijo na deljenju dokumentov v podjetju in jih uporabljajo v veliko slovenskih podjetjih, niso primerne za podporo tako razpršenim timom. Ne podpirajo varnega vključevanja zunanjih sodelavcev in deležnikov s točno določenimi pravicami in dostopom.
Sodobni virtualni timi, bodisi projektni ali organizacijski, zahtevajo varno in nadzorovano virtualno platformo, ki je dostopna od koderkoli, z običajnimi orodji - spletnimi brskalniki. Vsakemu uporabniku lahko dodelimo nadzorovan in ciljno usmerjen dostop do zanj pomembnih vsebin. Sodelovanje vključuje tudi urejanje dokumentov preko brskalnika, kjer za delo uporabniki ne potrebujemo pisarniškega paketa MS Office ali LibreOffice. Urejanje pa ni omejeno le na dokumente, temveč tudi na skupno oblikovanje miselnih vzorcev ali projektnih nalog.
Pomembno je spremljanje dostopov in sprememb do dokumentov, kdo je kdaj in kaj videl in spremenil. Z uporabo šifriranih komunikacij lahko delimo tudi poslovno zaupne dokumente. Za poslovne uporabnike je pomembna tudi razpoložljivost storitve in varnost ali lokacija dokumentov. Po eni strani ni smiselno naložiti internemu IT oddelku dodatnega dela, po drugi strani pa je hramba dokumentov nekje v »javnih oblakih« sila tvegana. Tem zahtevam ustrezajo poslovne rešitve, ki jih gostijo v svojih oblakih različni ponudniki.
Na voljo je nekaj komercialnih rešitev, najbolj znana in med poslovnimi uporabniki uporabljana je MS Teams in MS Office365. Ali med (za osebno uporabo) brezplačnimi Google Suite. Obe sta na voljo kot plačljivi spletni storitvi. Značilnost tovrstnih storitev je da, združujejo več komunikacijskih in organizacijskih načinov ter so na voljo tako na namiznih PC-jih, kot tudi prenosnih napravah (telefoni, tablice, prenosniki).
Nasvet: Pred izbiro dokumentne sodelovalne platforme preglejte razpoložljive možnosti, ocenite zmogljivosti, varnost podatkov, tveganja izpadov in stroške uporabe. Odločajte se z mislijo na varnost vaših informacij in dokumentov, kje se hranijo, kakšna je zasebnost uporabnikov, zasledujete dolgoročne učinke in ne odločajte se na podlagi informacij da »tudi v sosednjem podjetju uporabljajo XX«.
Mnogo odprtokodnih rešitev izpolnjuje vse zahteve po varnosti, prilagodljivosti, podpori standardom in funkcionalnosti. Za povrh jih lahko namestimo v varnem okolju lastnega podjetja (torej zaščitene s požarnimi pregradami) ali jih uporabljamo kot storitev v lokalnem oblaku. Med tem je najbolj razširjena rešitev NextCloud, ki jo za varno izmenjavo dokumentov med organi v državni upravi uporablja tudi nemška zvezna vlada. Številne odlike NextClouda pokaže primerjava z dražjimi in drugačnimi rešitvami.
Nasvet: Novo dokumentno sodelovalno rešitev opremite z dodatnimi orodji za bolj učinkovito delo in jo ponudite uporabnikom kot priložnost za večjo povezanost. Vzpodbudite jih k učinkovitejšemu sodelovanju z zunanjimi partnerji in bolj strukturiranemu komuniciranju znotraj podjetja.
V Agendi, kjer nudimo različne IT storitve, smo že mnogo pred krizo uporabljali NextCloud za podporo projektnem delu in sodelovanju z naročniki ter partnerji. Pomembna orodja, ki so nas prepričala so Nextcloud Files (Enterprise File Sync and Share), Nextcloud Talk (Calls, chat and web meetings), Nextcloud Groupware (Calendar, Contacts & Mail).
Rešitev je navdušila tudi naše partnerje in stranke, ki so tudi pri svojem delu izbrali NextCloud kot osrednjo platformo za skupinsko delo. Bolj zahtevni ga uporabljajo kot namestitev v lastnih podatkovni centrih, prilagodljivejši pa kot storitev v oblaku ElasticBox.eu.
Naše izkušnje: NextCloud je odlična sodelovalna rešitev, ki podpira različne naloge, vključno z varnim shranjevanjem podatkov v oblaku. Z njeno uporabo hitreje in bolj učinkovito sodelujemo predvsem z zunanjimi člani, dostopnost dokumentov ter pretok in kakovost informacij so se povečali, predvsem pa smo ustvarili enovito virtualno dokumentno okolje, ki je varno na voljo ne glede na tip naprave in lokacijo uporabnika. Uporabniki cenijo prednosti NextClouda pred plačljivim ali javnimi storitvami kot so Office385 ali Gsuite.
NextCloud uporabljamo kot storitev v oblaku ElasticBox.eu, oblačni platformi v našem upravljanju in je za čas trajanja proti kriznih ukrepov BREZPLAČNO na voljo tudi poslovnim partnerjem in uporabnikom.
Primerjava z dražjimi in drugačnimi rešitvami kot so Google Drive, Office365, OwnCloud, DropBox, Cytrix.
Za več informacij nas kontaktirajte.