15
apr
Nasveti za organizacijo dela v podjetju v času ukrepov! V tem prispevku nekaj več o sodelovalnih platformah, ki ponujajo bistveno več kot elektronska pošta.
Kako organizacijo virtualnega timskega dela obvladujemo v podjetju za IT storitve, Agenda Open Systems, kako smo organizirani, kakšne tehnologije uporabljamo ter kakšno pomoč in storitve vam ponujamo v teh kriznih časih. Nekatere od njih lahko brezplačno uporabljate do konca ukrepov za boj proti koronavirusu in še dlje.
Zahteve sodobnih digitaliziranih delovnih mest in sodelovanje sodelavcev so že zdavnaj presegle možnosti, ki jih nudi elektronska pošta. Rešitve elektronske pošte, ki vključujejo tudi skupne koledarje, imenike so le delna izboljšava sicer klasične elektronske pošte.
Sprotno (instant) obveščanje, pogovori (chat), delitve v organizacijske ali projektne time, popolna varnost, zasebnost vsebin ter možnost vključevanja zunanjih storitev omogočajo učinkovito, varno sodelovanje. Ne glede na fizično lokacijo članov tima, sosednja pisarna, domača pisarna ali na poti v tujini, vedno delujejo kot učinkovit in povezan tim.
Na voljo je precej komercialnih rešitev, najbolj znana in med poslovnimi uporabniki uporabljana je MS Teams. Med razvijalci programske opreme in DevOps informatiki pa Slack. Obe sta na voljo kot plačljivi spletni storitvi. Značilnost tovrstnih storitev je da, združujejo več komunikacijskih in organizacijskih načinov ter so na voljo tako na namiznih Pcjih, kot tudi prenosnih napravah (telefoni, tablice, prenosniki).
Nasvet: Pred izbiro sodelovalne platforme preglejte razpoložljive možnosti, ocenite zmogljivosti, varnost podatkov, tveganja izpadov in stroške uporabe. Odločajte se z mislijo na varnost in zasebnost, dolgoročne učinke in ne odločajte se na podlagi informacij da »tudi v sosednjem podjetju uporabljajo XX«.
Na voljo so tudi številne odprtokodne rešitve, ki jih odlikuje zmogljivost, varnostna garancija ter standariziranost in odprtost. Za povrh jih lahko namestimo v varnem okolju lastnega podjetja (zaščitene s požarnimi pregradami) ali jih uporabljamo kot storitev v lokalnem oblaku.
Nasvet: Novo sodelovalno rešitev ponudite uporabnikom kot priložnost za večjo učinkovitost in povezanost. Vzpodbudite jih k enostavnejšemu in bolj strukturiranemu komuniciranju znotraj podjetja, dobili bodo mnogo bolj kakovostne informacije. Hitro vam bodo hvaležni za novo orodje.
V Agendi smo že mnogo pred krizo začeli uporabljati odprtokodno rešitev Mattermost, ki jo uporabljajo tudi številna globalna podjetja. S smiselno organizacijo posameznih organizacijskih timov (prodaja, razvoj, podpora, administracija) in projektnih timov (interni, razvojni in projekti za stranke), smo vanjo vključili vse sodelavce, ki sedijo na različnih lokacijah po Sloveniji, vključno z občasnimi zunanjimi projektnimi sodelavci.
Naše izkušnje: Raven sodelovanja in učinkovitost se je občutno dvignila, pretok in kakovost informacij sta se povečala, predvsem pa smo ustvarili enovito virtualno delovno okolje, ki je varno na voljo ne glede na tip naprave in lokacijo uporabnika. Uporabniki so brez posebnega uvajanja hitro spoznali prednosti MM pred »le« elektronsko pošto, ki pa ostaja sporočilni sistem za povezovanje z zunanjim svetom.
Več o značilnostih in podpori za oddaljeno delo Mattermost.
Mattermost uporabljamo kot storitev v oblaku ElasticBox.eu, oblačni platformi v našem upravljanju in je za čas trajanja proti kriznih ukrepov in še dlje, BREZPLAČNO na voljo tudi poslovnim partnerjem in uporabnikom.
Primerjava med popularnimi rešitvami (Mattermost, MS Teams, Slack)