09
apr
Kako organizacijo virtualnega timskega dela obvladujemo v podjetju Agenda Open Systems, kako smo organizirani, kakšne tehnologije uporabljamo ter kakšno pomoč in storitve vam ponujamo v teh kriznih časih. Nekatere od njih lahko brezplačno uporabljate do konca ukrepov za boj proti koronavirusu in še dlje!
Če odštejemo proizvodne procese in nekatere storitve, nas večina dela v digitaliziranih delovnih okoljih. Ob ustrezni organizaciji in dobri IT podpori lahko opravljamo večino svojega dela enako učinkovito in dobro, ne glede na fizično lokacijo. Le skupna malica ali cigaret odpadeta, ampak to je v času korone itak prepovedano.
V zadnjih letih in desetletju je postalo sodelovanje, komuniciranje in učenje na daljavo nekaj vsakdanjega, sprejemljivega in izvedljivega. Tudi v poslovnem svetu je postal pojem »remote« večinoma domač. Elektronska pošta je postala »storitev« tudi na telefonih in domačih računalnikih, deljenje datotek preko različnih servisov (Drive), storitve video in zvočnih klicev med sodelavci (Skype, Zoom, Signal), pa orodje za posamezne bolj iznajdljive uporabnike. Bolj napredne skupine delijo dokumente v oblačnih rešitvah (Google Docs).
V resnici pa večina podjetij in posameznikov tovrstne tehnologije uporabljajo le delno, izjemoma, za določene potrebe, brez korenitega premisleka o funkcionalnih zahtevah in znanja o varnostnih vidikih. Izbor je odvisen od uporabnikov, rešitve se podvajajo za enake naloge, varnostno se izpostavljajo ključne komunikacije in informacije v podjetju. Pri sodelovanju v prostorih podjetja, v oddaljenih (remote) skupinah ali s strankami in partnerji, se uporabljajo različne rešitve za enake naloge. Zato so korenite spremembe poslovanja in sodelovanja ob izbruhu bolezni Covid-19, presenetile marsikatero podjetje in po nepotrebnem upočasnile (so)delovanje.
Digitalne rešitve in organizacija virtualnega skupinskega dela, so ena izmed pomembnejših organizacijskih tem v podjetju. Podpirati in vsebinsko razumeti jo mora predvsem vodstvo kakor tudi vsi sodelujoči. Morebiti je potrebno nekoliko spremenit procese in načine (so)delovanja, vsi sodelavci se morajo vključiti v učinkovito spoznavanje in uporabo sodelovalnih rešitev. Vsekakor pa je rezultat lahko boljše delovanje tudi v takšnih kriznih razmerah.
Nasvet: Izkoristite sedanje razmere za razmislek in organizacijo virtualnega (so)delovanja ter uvajanje sprememb in orodij.
Digitalizacija in spremembe v poslovanju podjetij so popularna tema, a za korenite sprememb so se mnogokrat našle ovire. V izrednih situacijah, ko smo prisiljeni spremeniti način dela in organizacijo pa se izkaže, da so to le izgovor in (podzavesten) strah pred spremembami. Lep primer v slovenskem prostoru je izobraževanje na daljavo, ki je bilo vedno prisotno, a uporabljali so ga le redki navdušenci. Z zaprtjem šol je doživelo večji razcvet in uporabo kot v zadnjih 10 letih. Ker smo bili prisiljeni! Izobraževanje po tej krizi nikoli več ne bo enako kot je bilo do sedaj.
Ravno tako poslovanje podjetij nikoli več ne bo enako kot je bilo pred krizo. Podjetja so prisiljena v spremembe sodelovanja in poslovanja da preživijo.
Nasvet: Prisiljeni ste v spremembe sodelovanja in poslovanja na virtualni način. Naj le te ne bodo le krizni ukrep, temveč trajne spremembe organizacija in orodja, ki vam bodo kratkoročno omogočila preživetje, dolgoročna pa povečano agilnost, konkurenčno prednost in nižje stroške.
Osnova učinkovite organizacije virtualnega timskega dela so ustrezne IT rešitve.
V nadaljevanju bomo opisali nekaj takšnih rešitev, ki jih vsakodnevno uporabljamo in so na voljo tudi v ponudbi oblačni storitev ElasticBox.eu.